La parola archivio può avere diversi significati: ARCHVIO come complesso di documenti prodotti da un ente, pubblico o privato, famiglia o persona, nello svolgimento della propria attività. ARCHIVIO è usato anche con il significato di "fondo" per indicare per esempio all'interno di un Istituto un complesso di documenti unitari. ARCHIVIO è anche il luogo dove un ente conserva la propria documentazione, un locale, una stanza, a volte un semplice armadio. ARCHIVIO è anche l'Archivio di Stato inteso come luogo in cui si riuniscono archivi di diversa provenienza e che ha per fine istituzionale la conservazione e la diffusione dei documenti.

Avendo definito l'Archivio di Stato il luogo in cui si riuniscono archivi di diversa provenienza e che ha per fine istituzionale la conservazione e la diffusione dei documenti l'Archivio di Stato di Piacenza potrebbe per esempio essere utile per una ricerca storica, ma non solo. Potrebbe infatti servire a fini amministrativi per esempio si può richiedere una visura catastale sulle mappe e i partitari del Cessato catasto, una copia di una successione non più in possesso dell'ufficio delle Entrate e molto altro. Potrebbe inoltre fornire informazioni utili per ricerche genealogiche ricavabili dai registri di stato civile, dai registri di leva e da altri repertori. In questi ultimi anni inoltre l'Archivio di Stato di Piacenza ha dedicato molta attenzione al rapporto con le scuole attivando una serie di iniziative didattiche molto apprezzate: laboratori, visite guidate, mostre, tirocini.

La consultazione dei documenti in Sala di studio e della biblioteca è gratuita. Si pagano le eventuali copie richiest in carta sempice o in marca da bollo per uso amministrativo secondo le disposizioni di legge.

Si la biblioteca è aperta al pubblico negli stessi orari della Sala di studio. Non è a scaffale aperto, cioè non si possono prendere direttamente i libri dagli scaffali, ma l'accesso è mediato dal personale della biblioteca o di Sala di studio. C'è un catalogo in linea. Non si effettua il prestito a domicilio perchè la biblioteca nasce come ausilio alle ricerche di Sala di studio e quindi i libri, posseduti spesso in copia unica, devono rimanere in sede. É comunque possibile effettuare fotocopie ne rispetto della normativa sul diritto d'autore. Il personale della biblioteca può aiutare gli utenti per ricerche bibliografiche su banche dati realizzate dallo stesso Archivio di Stato e su quelle presenti in internet.